La facturation électronique est devenue une pratique courante et même obligatoire dans certains secteurs. La législation sur la facture électronique encadre cette pratique afin d’assurer la sécurité, la transparence et la traçabilité des transactions. Dans cet article, nous passons en revue les principales dispositions légales qui régissent la facturation électronique et les bonnes pratiques à adopter pour être en conformité avec ces règles.
Qu’est-ce que la facturation électronique et pourquoi est-elle encadrée par la loi ?
La facturation électronique consiste à remplacer les factures papier par des documents numériques, généralement au format PDF ou XML. Cette pratique présente plusieurs avantages, notamment en termes de gain de temps, de réduction des coûts et d’amélioration de l’efficacité comptable. Pour en savoir plus sur les solutions d’automatisation comptable disponibles, vous pouvez voir le site.
La législation sur la facture électronique vise à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents numériques ainsi qu’à prévenir les fraudes fiscales. Elle définit notamment les conditions de dématérialisation, de conservation et d’archivage des factures électroniques.
Les principales dispositions légales relatives à la facturation électronique
La Directive européenne 2014/55/UE impose la facturation électronique pour les contrats publics depuis le 18 avril 2019. Cette directive concerne les entreprises du secteur privé fournissant des biens ou services aux autorités publiques. Elle vise à harmoniser et simplifier les règles de facturation électronique dans l’Union Européenne.
En France, la loi de modernisation de l’économie (LME) de 2008 a introduit la possibilité d’utiliser des factures électroniques pour les transactions entre entreprises. Depuis le 1er janvier 2020, l’article L. 243-3 du Code de commerce prévoit l’obligation d’accepter les factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 précise les modalités de mise en œuvre de la facturation électronique, notamment en ce qui concerne :
- L’authentification de l’émetteur et du destinataire,
- La garantie d’intégrité du contenu,
- La conservation sécurisée des factures pendant une durée minimale de dix ans,
- L’archivage numérique avec un dispositif d’horodatage et un tiers-archiveur.
Bonnes pratiques à adopter pour être en conformité avec la législation sur la facture électronique
Afin de respecter les dispositions légales en matière de facturation électronique, il est recommandé de :
- Utiliser un format de facture conforme aux normes et standards européens (ex : XML, PDF/A-3),
- Vérifier l’identité de l’émetteur et du destinataire avant d’émettre ou de recevoir une facture électronique,
- Assurer l’intégrité du contenu en recourant à des mécanismes de sécurisation (ex : signature électronique, chiffrement),
- Conserver les factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans dans un environnement sécurisé,
- Mettre en place un dispositif d’archivage numérique répondant aux exigences légales (horodatage, tiers-archiveur).
Il est également important de veiller à la formation des collaborateurs et à la mise à jour des processus internes pour garantir une transition réussie vers la facturation électronique.
En conclusion
La législation sur la facture électronique vise à encadrer cette pratique en garantissant la sécurité, la transparence et la traçabilité des transactions. Pour être en conformité avec les dispositions légales, il convient d’adopter des bonnes pratiques en matière de dématérialisation, conservation et archivage des factures électroniques. Le respect de ces règles permet non seulement d’éviter les sanctions financières, mais aussi d’optimiser les processus comptables et administratifs au sein de l’entreprise.